Die wichtigen Arbeitswege erfassen

Notieren Sie Kanzleisoftware, Dokumentenmanagement, Postfächer, Fristenkalender und relevante Fachkommunikation. Dokumentieren Sie, wer Daten bearbeiten, exportieren oder extern teilen kann. Assistenz, Berufsträger und externe IT benötigen unterschiedliche Rollen; eine gemeinsame Anmeldung erschwert die spätere Zuordnung von Änderungen.

Ein hypothetischer Vorfall könnte nur ein Postfach betreffen, über das Mandanten Dokumente senden. Trotzdem sind Weiterleitungen, Berechtigungen und verdächtige Nachrichten zu prüfen. Das Auswechseln eines Passworts allein beantwortet noch nicht, welche Informationen erreichbar waren oder ob weitere Zugriffe eingerichtet wurden.

Vertraulichkeit bei der Untersuchung erhalten

Ein Untersuchungsauftrag beschreibt, welche Datenkategorien benötigt werden und welche zunächst ausgeschlossen bleiben. Technische Metadaten können für die Eingrenzung hilfreicher sein als ein pauschaler Export sämtlicher Akten. Fachliche Einsicht und forensische Auswertung werden nur in abgestimmtem Umfang vorgenommen.

Für neue Dienstleister sollten Vertraulichkeit, Berechtigungen und Lösch- beziehungsweise Rückgabeverfahren geklärt sein. Besondere rechtliche Fragen werden mit der verantwortlichen Kanzlei und geeigneter Beratung abgestimmt. Eine technische Sicherheitsprüfung ersetzt weder eine berufsrechtliche Bewertung noch die Entscheidung über mögliche Benachrichtigungen.

Fristen und Wiederanlauf gesondert behandeln

Der Notfallplan sollte eine außerhalb der betroffenen Systeme erreichbare Zuständigkeit für dringende Fristen enthalten. Welche Ersatzmaßnahmen zulässig und geeignet sind, entscheidet die Kanzlei. Die IT liefert dazu den überprüften Status: verfügbare Datenstände, betroffene Funktionen und realistische technische Abhängigkeiten.

Nach der Wiederherstellung werden Aktenzugriff, Suche, Ablage und freigegebene Kommunikationsfunktionen durch verantwortliche Mitarbeitende abgenommen. Manuelle Zwischenlösungen müssen nachgeführt werden. Für die Erstmeldung genügen betroffene Systeme und Auswirkung; Mandatsdetails gehören erst in einen abgestimmten geschützten Austausch.

Ihre Checkliste für den nächsten Schritt

  • Akten-, Fristen- und Kommunikationssysteme zuordnen.
  • Untersuchungszugriff auf erforderliche Daten begrenzen.
  • Fachliche Abnahme und Nachführung organisieren.

Häufige Fragen

Dürfen vollständige Akten zur Erstprüfung versendet werden?

Das ist normalerweise kein sinnvoller Einstieg. Zunächst sollten technische Angaben und der notwendige Untersuchungsumfang abgestimmt werden.

Kann die IT die Einhaltung aller Fristen garantieren?

Nein. Die Kanzlei verantwortet ihre Fristenbearbeitung. Die IT unterstützt mit überprüfbaren Informationen über Systeme und Wiederherstellungsmöglichkeiten.

Quellen & weiterführende Informationen

BSI: Organisatorische Checkliste für Sicherheitsvorfälle ↗

Fachliche Orientierung, Stand 25.10.2026. Der konkrete Befund erfordert Zugriff auf die betroffene Umgebung und eine abgestimmte Prüfung.